Le code de déontologie du Conseil d’administration

Conformément à la décision du Conseil d’administration du 21 juin 2021, le code de déontologie du Conseil d’administration du théâtre est stipulé comme suit :

0. Remarque préliminaire d’ordre linguistique

Un administrateur du KVS ou un participant à la réunion peut être aussi bien un homme, une femme ou une personne de genre indéterminé. Dans un souci de simplicité de compréhension et de lisibilité du texte, il a été choisi de désigner ces personnes par les termes il/elle, et ces mots doivent être lus dans le présent texte comme se rapportant à tous les administrateurs du KVS et les participants à la réunion, indépendamment de leur genre.

1. Objectif

Le Conseil d’administration souhaite atteindre un fonctionnement de la plus haute qualité possible. Pour ce faire, il veut s’appuyer sur une bonne administration comme fondement de son fonctionnement.
Le Conseil d’administration souhaite permettre, par le biais de l’élaboration et du respect d’un code déontologique, un débat ouvert en son sein.
Pour le monde extérieur, cela signifie une garantie que les décisions prises du propre chef des administrateurs résisteront à l’épreuve des principes de bonne administration.
La légitimité du Conseil d’administration est ainsi renforcée et rendue visible.

1. Motivation

Au sein du conseil d’administration, divers intérêts et compétences sont représentés. Cette diversité est importante pour exercer une bonne administration.
Cette réalisation entraîne des obligations et des responsabilités : un code de conduite est un instrument positif pour définir ces obligations.

2. Définitions et méthode de travail

2.1. Ce code déontologique est élaboré par le Conseil d’administration et décrit quelles sont les conditions essentielles pour qu’un administrateur puisse participer efficacement aux discussions et prendre ses responsabilités.

2.2. Le terme « administrateurs » désigne uniquement les personnes représentant les fondateurs statutaires (Ville de Bruxelles, Communauté flamande et Commission communautaire flamande).
Par ailleurs, des membres sans droit de vote participent également aux réunions, tels que le représentant du personnel, les experts nommés conformément à l’article 5, paragraphe 5 des statuts, le commissaire du gouvernement nommé conformément à l’article 6 des statuts ou les directeurs artistiques et administratifs.
Ensemble, ils sont appelés « participants à la réunion », tandis que le terme d’« administrateurs » désigne uniquement les membres votants nommés par l’un des fondateurs statutaires.

2.3. Le Code s’applique à chaque participant à la réunion, dans chaque situation où il/elle intervient en cette qualité, c’est-à-dire aussi bien au sein du Conseil d’administration, dans les commissions constituées dans le giron du Conseil d’administration ou dans toute action ou représentation en dehors des réunions proprement dites.

3. Code de conduite pour les participants aux réunions

3.1. Conflits d’intérêts et incompatibilités

3.1.1. Si un participant à la réunion constate qu’à l’ordre du jour ou au cours de la discussion, il pourrait y avoir un conflit d’intérêts de sa part, en raison de sa fonction, il/elle doit immédiatement le signaler aux autres administrateurs avant que le Conseil d’administration ne prenne une décision. La présidente détermine la suite de la procédure conformément à l’article 12 des statuts et en informe le Conseil d’administration.

3.1.2. Est considéré comme incompatible, entre autres, mais pas uniquement :

avoir ou entamer une relation commerciale avec le KVS, dans la mesure où cela peut influencer le processus décisionnel
fournir des biens ou des services au KVS ou avoir une participation significative dans une société ou une organisation qui fournissent des biens ou des services au KVS ;
une implication familiale, commerciale, administrative ou toute autre implication personnelle auprès d’artistes ou de compagnies artistiques avec lesquels le KVS coopère.

3.2. Engagement

3.2.1. Les participants à la réunion s’engagent à être suffisamment disponibles et à être présents aux réunions et à également participer de manière active et collégiale aux activités du Conseil d’administration.

3.2.2. Ils/elles s’informent avant la réunion sur les documents mis à disposition.

3.2.3. L’engagement ne signifie pas une implication des participants à la réunion dans les questions opérationnelles. Même si le Conseil d’administration demande à un administrateur de coopérer avec la direction sur un point bien défini, il/elle se limitera à cette stricte définition sans intervenir directement dans la gestion.

3.3. Fonctionnement

3.3.1. Les participants à la réunion du KVS agissent toujours dans l’intérêt du KVS. Ils/elles conservent leur indépendance en toutes circonstances (de l’analyse à la décision et à l’action) et n’acceptent pas que l’on fasse pression sur eux/elles. Ils/elles défendent toujours les intérêts de l’organisation. Si le Conseil d’administration en venait à prendre une décision préjudiciable au théâtre, les administrateurs s’engagent à formuler clairement leurs objections et à faire tout ce qui est possible pour convaincre les autres de leur idée.

3.3.2. Les participants à la réunion font preuve de sérieux et de maturité pendant les réunions. Ils/elles s’engagent à avoir suffisamment d’assurance pour pouvoir se forger leur propre opinion sur les lignes d’action favorables au KVS et à les défendre.

3.3.3. Pour le fonctionnement de la réunion, les participants appliquent comme valeurs de base généralement considérées en vigueur :

la responsabilité (les administrateurs sont responsables et peuvent être appelés à rendre compte des décisions du Conseil d’administration)
la transparence (les administrateurs sont transparents sur leur prise de décision personnelle et sur leur évaluation des risques)
L’honnêteté (ils/elles agissent honnêtement, au sein et en dehors du Conseil d’administration).

3.3.4. Pour le fonctionnement de la réunion, les participants appliquent les valeurs de base culturelles spécifiques qui suivent :

Les arts sont libres. La programmation des artistes relève de la responsabilité du directeur artistique ; ce que les artistes disent ou ne disent pas ou font sur une scène n’engage que leur seule responsabilité. Le droit de décision appartient au directeur artistique et à l’artiste en personne.
Les participants à la réunion s’efforcent de maîtriser les compétences nécessaires et les connaissances suffisantes concernant le secteur artistique en général (cadre juridique, organisation du secteur, nature et qualité des compagnies, théâtres et artistes individuels actifs dans le domaine, tant au niveau national qu’international) et le KVS en particulier. Ils/elles peuvent compter sur le soutien, l’assistance et les informations fournies par des directeurs et collaborateurs du KVS pour développer cette expertise.

3.3.5. Les administrateurs veillent, sous la supervision du président, à ce que soit régulièrement effectuée une évaluation du fonctionnement et de la composition du Conseil d’administration, et ce, de manière structurée. Cette évaluation aura lieu au moins une fois par période quinquennale d’attribution de subventions.

3.3.6. En tant que membres du Conseil d’administration, les administrateurs doivent veiller à ce que toute vacance pour un nouveau membre du Conseil d’administration s’accompagne d’un profil de fonction approprié et conforme aux besoins (futurs) du Conseil d’administration. Le Conseil d’administration fournira la liste de ces besoins et le profil de fonction à l’autorité compétente pour nommer le nouveau membre afin d’étayer son choix. La proportion paritaire entre hommes et femmes est également un élément à prendre en compte.

3.4. Loyauté

3.4.1. Les participants à la réunion se doivent d’être loyaux envers le KVS et défendent de manière constructive les principes et l’élaboration d’une bonne administration.

3.4.2. L’information est le carburant qui permet à l’administrateur d’exercer son mandat. Tout administrateur a droit à de l’information et le devoir de demander des informations si celles-ci sont insuffisantes. Les administrateurs sont tenus de traiter toutes les informations reçues dans le cadre de leur mandat avec confidentialité et les informations concernant des personnes avec la plus stricte confidentialité. Même après la fin de son mandat, tout administrateur reste lié au devoir de discrétion.

3.4.3. Les administrateurs acceptent la responsabilité collective des décisions prises. Ils/elles soutiendront et défendront loyalement les décisions prises vis-à-vis du monde extérieur.

Approuvé par le Conseil d’administration le 21 juin 2021