Deontologische code voor KVS bestuurders

Ingevolge de beslissing van de Raad van Bestuur van 21 juni 2021 wordt de deontologische code voor de raad van bestuur van het theater als volgt bepaald:

0.      Taalkundige voorafgaande opmerking

Een KVS bestuurder of een deelnemer aan de vergadering kan zowel man, vrouw, als van onbepaald gender zijn. Om onderstaande tekst eenvoudig te houden, is er overal gekozen om die personen aan te duiden met de woorden zij / haar, en deze woorden dienen in deze tekst gelezen te worden als betrekking hebbende op alle KVS bestuurders en deelnemers aan de vergadering, ongeacht hun gender.

1. Doel

De Raad van Bestuur wenst de hoogst mogelijke kwaliteit in haar werking na te streven. Ze wil daarbij goed bestuur als basis nemen in haar functioneren.
De Raad van bestuur wil via de opmaak en het respecteren van een deontologische code een open debat binnen de Raad van Bestuur mogelijk maken.
Voor de buitenwereld betekent het een garantie dat de genomen beslissingen in hoofde van de bestuurders een toetsing doorstaan aan de principes van goed bestuur.
De legitimiteit van het bestuur wordt daarmee versterkt en zichtbaar gemaakt.

1. Motivering

In de raad van bestuur zijn diverse interesses en competenties vertegenwoordigd. Deze diversiteit is belangrijk voor het realiseren van goed bestuur.
Deze realisatie brengt verplichtingen en verantwoordelijkheden mee: een gedragscode is een positief instrument om deze verplichtingen te omschrijven.

2. Definities en werkwijze

2.1. Deze deontologische code wordt opgesteld door de raad van bestuur en beschrijft welke de randvoorwaarden zijn opdat een bestuurder doeltreffend aan de besprekingen kan deelnemen en zijn verantwoordelijkheid kan opnemen.

2.2. Onder “bestuurders” wordt enkel verstaan: de personen die de statutaire oprichters (Stad Brussel, Vlaamse Gemeenschap en VGC) vertegenwoordigen.
Daarnaast  nemen ook niet-stemgerechtigde leden deel aan de vergaderingen, zoals de personeelsvertegenwoordiging, de deskundigen aangesteld conform artikel 5, alinea 5 van de statuten, de regeringscommissaris aangesteld conform artikel 6 van de statuten, of de artistieke en zakelijke leiders.

Samen worden zij “deelnemers aan de vergadering” genoemd, terwijl de term “bestuurder” enkel duidt op de stemgerechtigde leden aangeduid door een van de statutaire oprichters.

2.3. De code is van toepassing op elke deelnemer aan de vergadering in elke situatie waarin zij in die hoedanigheid optreedt, d.w.z. zowel in de raad van bestuur, in de commissies die in de schoot van de raad van bestuur worden opgericht of bij elk optreden of elke vertegenwoordiging buiten de effectieve vergaderingen.

3. Gedragscode voor deelnemers aan de vergadering

3.1. Tegenstrijdige belangen en onverenigbaarheden

3.1.1. Zo een deelnemer aan de vergadering merkt aan de agenda of tijdens de bespreking dat er een tegenstrijdig belang zou kunnen zijn in haren hoofde, meldt zij dit onmiddellijk aan de andere bestuurders voordat de raad van bestuur een besluit neemt. De voorzitster bepaalt de verdere handelswijze conform artikel 12 van de statuten en informeert hierover de raad van bestuur.

3.1.2. Als onverenigbaar wordt o.m., maar niet uitsluitend, beschouwd:

• het hebben of aangaan van een zakelijke relatie met KVS, voor zover die invloed kan hebben op de besluitvorming
• het leveren van goederen of diensten aan KVS of een significant vermogensbelang hebben in een vennootschap of organisatie die goederen of diensten levert aan KVS;
• familiale, zakelijke, bestuurlijke of andere persoonlijke betrokkenheid bij artiesten of artistieke gezelschappen waarmee KVS samenwerkt.   

3.2. Inzet

3.2.1. De deelnemer aan de vergadering zorgt ervoor voldoende beschikbaar en aanwezig te zijn op de vergaderingen en verbindt zich er toe actief en collegiaal deel te nemen aan de activiteiten van de Raad van bestuur.

3.2.2. Zij informeert zich voor de vergadering over de ter beschikking gestelde documenten.

3.2.3. Inzet betekent niet dat de deelnemer aan de vergadering zich inlaat met operationele aangelegenheden. Zelfs in het geval de raad van bestuur aan een bestuurder vraagt met de directie samen te werken rond een welomlijnd item, zal zij zich beperken tot deze strikte omschrijving zonder rechtstreeks in het management in te grijpen.

3.3. Werking

3.3.1. De deelnemer aan de vergadering van KVS handelt steeds in het belang van KVS. Zij behoudt in alle omstandigheden (van analyse over beslissing naar actie) haar onafhankelijkheid, en laat zich niet onder druk zetten. Zij verdedigt steeds de belangen van de organisatie. Wanneer er een beslissing zou genomen worden door het bestuur, die het theater zou schaden, dan engageert de bestuurder zich om haar bezwaren duidelijk te maken en zich volledig in te zetten om de anderen te overtuigen van haar idee.

3.3.2. De deelnemer aan de vergadering legt ernst en maturiteit aan de dag tijdens de vergaderingen. Zij verplicht zichzelf ertoe om voldoende zelfbewust te zijn, om zich een eigen oordeel te vormen over beleidslijnen ten voordele van KVS, en om die te verdedigen.

3.3.3. De deelnemer aan de vergadering hanteert als algemeen geldende basiswaarden voor haar functioneren:

• toerekenbaarheid (de bestuurder is aansprakelijk en kan ter verantwoording geroepen worden voor de beslissingen van het bestuur)
• transparantie (de bestuurder is transparant over haar persoonlijke besluitvorming en over haar inschatting van risico’s)
• eerlijkheid (zij handelt eerlijk, binnen en buiten de raad van bestuur).

3.3.4. De deelnemer aan de vergadering hanteert als specifiek culturele basiswaarden voor haar functioneren:

• de kunsten zijn vrij. De programmatie van artiesten is de verantwoordelijkheid van de artistiek leider, wat artiesten wél of juist niet zeggen of doen op een podium, is ultiem gezien alleen hun verantwoordelijkheid.  Het beslissingsrecht hierover ligt bij de artistiek leider en de kunstenaar zelf.
• de deelnemer aan de vergadering streeft ernaar over de nodige competenties en voldoende kennis te beschikken met betrekking tot de kunstensector in het algemeen (wettelijk kader, organisatie van de sector, aard en kwaliteit van de gezelschappen, theaters en individuele kunstenaars actief in het veld, zowel nationaal als internationaal) en  KVS in het bijzonder. Zij kan daarbij rekenen op de ondersteuning, hulp en informatieverstrekking van de leiders en de medewerkers van KVS om deze expertise te laten groeien.

3.3.5. De bestuurder waakt erover dat er, onder toezicht van de voorzitter, regelmatig en op gestructureerde wijze een evaluatie wordt uitgevoerd van de werking en de samenstelling van de raad van bestuur. Deze evaluatie zal minstens éénmaal per vijfjarige subsidieperiode worden uitgevoerd.

3.3.6. Als lid van de raad van bestuur moet de bestuurder ervoor ijveren dat elke vacature voor een nieuw bestuurslid gepaard gaat met een gepast functieprofiel, in lijn met de (toekomstige) noden van de raad van bestuur. Het bestuur zal deze noden en het functieprofiel bezorgen aan de betrokken benoemende overheid, ter ondersteuning van haar keuze. De gelijkwaardige man-vrouw verhouding is tevens een element dat hierbij in rekening wordt genomen.

3.4. Loyauteit

3.4.1. De deelnemer aan de vergadering stelt zich loyaal op t.o.v. KVS en zet zich constructief in voor de beginselen en de uitwerking van goed bestuur.

3.4.2. Informatie is de brandstof die ervoor zorgt dat de bestuurder haar mandaat kan uitoefenen. Zij heeft recht op informatie en de plicht om informatie op te vragen de verkregen informatie onvoldoende is. De informatie die de bestuurder ontvangt in het kader van haar mandaat wordt confidentieel behandeld. Voor persoonsgebonden informatie geldt de striktste geheimhouding. Ook na beëindiging van haar mandaat blijft de bestuurder discretie verschuldigd.

3.4.3. De bestuurder aanvaardt de collectieve verantwoordelijkheid voor de genomen beslissingen. Naar de buitenwereld zal zij de genomen beslissingen steunen en loyaal verdedigen.
 
 
Goedgekeurd door de Raad van Bestuur op 21 juni 2021